Primer acceso · Paso 1
Entrar en NetHorario
Portal NetAsesor › RRHH › NetHorario
- Inicie sesión en el portal NetAsesor con su usuario de empresa.
- En el menú lateral, dentro de Módulos de pago, pulse RRHH.
- En el apartado Horarios y Ausencias, pulse la tarjeta NetHorario.
El menú de NetHorario
- Informes Horarios: el panel diario de la plantilla.
- Calendario laboral: vacaciones, ausencias y presencialidad.
- Incidencias Horarias: faltas, horas complementarias y horas extra.
- Configuración: días festivos y ajustes generales.
- Horarios: horario general, horario de empleados y calendarios.
- Más opciones (icono de tres puntos): lector de códigos QR y verificación de firmas.
Puesta en marcha · Paso 2
Dar acceso a los empleados
Gestión de Empleados › Configuración Empleados
Para fichar, cada trabajador necesita acceso a su portal del empleado.
- Use los filtros (tipo de contrato, estado, supervisores, acceso al portal, claves enviadas) para localizar a los empleados.
- En la columna Autorizaciones, marque el primer icono (👁) para dar acceso al portal. Los otros dos permiten ver nóminas y contratos.
- Pulse Guardar Autorizaciones.
- Seleccione a los empleados y pulse Enviar claves: cada uno recibirá un email con los pasos para crear su propia clave.
Importante: Guardar Autorizaciones concede el acceso, pero no envía ninguna clave. Las claves solo se envían con Enviar claves.
Puesta en marcha · Paso 2
Ficha del empleado y envío individual de credenciales
Configuración Empleados › Acciones › Ver datos del empleado
- En la columna Acciones, pulse el icono de la tarjeta del empleado.
- Revise las pestañas Datos personales, Dirección y Datos laborales. Solo el email puede modificarse desde aquí.
- En la pestaña Portal del Empleado compruebe el estado de autorización y de la cuenta.
- Si un trabajador no recibió el correo, pulse Enviar credenciales por Email. La ficha muestra la fecha del último envío.
El usuario de acceso del empleado es su DNI/NIE.
Puesta en marcha · Paso 3
Organigrama: crear grupos y áreas
Configuración Empleados › Organigrama › Grupos y áreas
Cada área o departamento pertenece a un grupo. El organigrama sirve para filtrar informes y calendarios y para decidir quién aprueba las solicitudes.
- Pulse Organigrama y después Grupos y áreas.
- Pulse Añadir grupo, escriba el nombre y guarde.
- Pulse Añadir Área/Dpto., elija el grupo, escriba el nombre y pulse Crear nuevo.
- Los iconos de la columna Opc. permiten editar o borrar.
Puesta en marcha · Paso 3
Asignar a cada empleado su grupo, su área y sus jefes
Configuración Empleados › Organigrama
- Vuelva al listado del organigrama.
- Para cada empleado, elija su Grupo y su Área/Dpto. en los desplegables.
- Marque la casilla Jefe en los empleados que serán jefes de área.
- Pulse Guardar Cambios.
El jefe de área es una figura propia de NetHorario: gestiona las vacaciones y ausencias de su equipo. El perfil de jefe de área solo se asigna desde este organigrama.
Puesta en marcha · Paso 4
Supervisores: equipo y permisos
Configuración Empleados › Acciones › Gestión de privilegios
- En la fila del empleado, pulse el icono Gestión de privilegios.
- Marque Asignar supervisor.
- En Empleados supervisados, seleccione uno a uno o con Seleccionar todos a los trabajadores a su cargo.
- En Permisos del supervisor, marque lo que podrá ver y gestionar: documentos contractuales, gestión laboral, incidencias salariales y horarias, registro de gastos, certificados de retenciones, nóminas, datos sensibles y costes.
- Pulse Guardar Cambios.
El permiso de Nóminas de empleados requiere la autorización de los propios empleados.
Puesta en marcha · Paso 5
Días festivos: nacionales, autonómicos y locales
NetHorario › Configuración › Días Festivos
- Elija el año en el selector de la parte superior derecha.
- Nacionales: se registran automáticamente. Con el icono de descarga puede volver a obtenerlos del BOE y, con Rest., restaurarlos.
- Autonómicos: pulse el icono de descarga para obtenerlos de los boletines oficiales de su comunidad.
- Locales: pulse Añadir día…, elija la fecha, escriba el nombre y guarde.
- Con Copiar puede trasladar los festivos a otro año.
Puesta en marcha · Paso 5
Obtener festivos oficiales y añadir festivos locales
Festivos propios de un empleado o de un calendario: si un trabajador o un colectivo tiene festivos distintos (por ejemplo, otro centro de trabajo), se definen desde Horario empleados o desde Calendarios (pasos 7 y 8).
Puesta en marcha · Paso 6
Ajustes generales · pestaña General
NetHorario › Configuración › Ajustes generales
- Geolocalización: por IP (orientativa, sin permisos), real opcional (si el empleado no da permiso, se usa la IP) o real obligatoria (sin permiso no se puede fichar).
- Zona horaria: diferencia con la España peninsular, si procede.
- Intervalo de cortesía: minutos de margen para fichar.
- Convenio colectivo (horas anuales) y cuenta de cotización: si trabaja con Sage, vienen del ERP; si no, se rellenan a mano.
- Pulse Guardar Cambios.
Puesta en marcha · Paso 6
Servicios para empleados y bolsa de horas
Puesta en marcha · Paso 6
Ajustes generales · pestaña Vacaciones
- Días de vacaciones anuales generales y, si cambia un año concreto, el número para ese año.
- Acumulación: no acumular o permitir disfrutar los días pendientes hasta una fecha del año siguiente.
- Encargado de las vacaciones: la empresa (siempre), supervisores y/o jefes de área. Con Personalizado se define quién aprueba a cada empleado.
- Tipo de días: laborables o naturales.
- Visibilidad: si los empleados ven las vacaciones de todos, solo las de su departamento o solo las suyas.
Puesta en marcha · Paso 6
Solicitudes y motivos de ausencia
- Revise los motivos de ausencia según su convenio.
- Pulse Añadir nuevo…, escriba el nombre y, si procede, el límite de días naturales que se pueden pedir por ese motivo.
- Desmarque la casilla del límite si ese motivo no tiene tope.
- Pulse Guardar.
Puesta en marcha · Paso 6
Avisos por email y aprobación avanzada
Y Deben aceptar todos; un rechazo la deniega.
Y · secuencial Aprueban por orden 1, 2, 3…
O Basta con que acepte uno.
Solo rechaza Solo pueden denegar.
Puesta en marcha · Paso 7
Horario general de la empresa
NetHorario › Horarios › Horario general
- Pulse sobre un día de la semana (por ejemplo, Lunes).
- Indique el tramo Desde – Hasta. Con Añadir tramo… puede definir jornada partida o pausas.
- En Aplicar en los días, marque los demás días con el mismo horario.
- Pulse Guardar.
NetHorario calcula al momento las horas generales, de festivos y de vacaciones, las horas totales, las de convenio y la diferencia con el convenio.
Puesta en marcha · Paso 7
Horarios para periodos concretos y copia a otros años
- En Horario general, pulse Añadir.
- Escriba un nombre (por ejemplo, Horario de verano) y las fechas de inicio y fin.
- Pulse Guardar y defina sus tramos igual que en el horario base.
- Con Copiar puede trasladar el horario a otro año, incluidos, si lo marca, los horarios de cada empleado.
Para horarios que solo se aplican en una época del año, use esta opción o un horario propio del empleado. Los calendarios (página siguiente) se aplican al año completo.
Puesta en marcha · Paso 7
Calendarios: plantillas para turnos o colectivos
NetHorario › Horarios › Calendarios
- Pulse Crear calendario, escriba el nombre y una descripción opcional y pulse Crear.
- En la fila del calendario, pulse las horas semanales para definir su horario base y, si quiere, otros horarios con fechas.
- Pulse el número de festivos para definir los de ese calendario.
- Asígnelo a los empleados desde Horario empleados (paso 8).
Los calendarios tienen prioridad sobre el horario general y los horarios propios, y se aplican a todo el año.
Puesta en marcha · Paso 8
Horario y condiciones de cada empleado
NetHorario › Horarios › Horario empleados
- Calendario: general, propio o uno de sus calendarios. Para varios a la vez, use Asignar calendario masivo.
- Horas semanales, festivos y vacaciones: pulse el valor para personalizarlo. Lo personalizado aparece en amarillo y la flecha lo devuelve a la configuración general.
- Ext. vacaciones: hasta cuándo puede disfrutar las del año anterior.
- Estándar/Real: fichaje automático según horario (estándar) o manual (real).
- Cierre auto.: registra la salida si el empleado olvida fichar.
- Localización: registra la ubicación al fichar.
- Pulse Guardar Cambios.
Puesta en marcha · Paso 8
Vacaciones individuales, tarjeta QR y comprobación final
Tarjeta de fichaje QR
- Junto al nombre del empleado, pulse el icono QR.
- Se genera su tarjeta en PDF para imprimirla o entregarla.
- Si el empleado cambia su contraseña, el QR deja de valer: genere uno nuevo con el mismo icono.
Es el método alternativo para quienes no usan el portal del empleado.
Día a día
Lector de códigos QR
NetHorario › Más opciones › Lector de Códigos QR
- Disponible en el portal de la empresa y en el de supervisores y jefes de área.
- Funciona en móvil, tableta u ordenador con cámara, abriendo el portal desde ese dispositivo.
- Es el único lector válido para las tarjetas QR de los empleados.
- Modo exclusivo: deja el dispositivo dedicado a leer tarjetas, como terminal de fichaje.
Día a día · Seguimiento
El panel de cada día: Informes Horarios
NetHorario › Informes Horarios
- Filtre por centro de cotización, centro de trabajo, grupo, departamento o estado (trabajando hoy, de baja, ausentes, de vacaciones, con incidencias).
- En la vista semanal vea las horas de cada día y el total de la semana; muévase con las flechas o vuelva a Hoy.
- Pulse las horas de un día para ver el detalle de sus fichajes.
- Desde la fila de cada empleado descargue su Registro diario y su Comunicado de horas.
Día a día · Seguimiento
Ficha del empleado y solución de incidencias
- En Informes Horarios, pulse el nombre de un empleado.
- Consulte vacaciones (totales, disfrutadas y pendientes), faltas, incidencias, fecha de alta, último registro y horario.
- En la pestaña Solucionar incidencias:
- Días sin fichar: Generar fichajes según su horario o Marcar como ausencia con su motivo.
- Exceso de fichaje: Solucionar o regularizar solo los días con arrastre.
Al solucionar excesos, NetHorario avisa de que sustituirá los fichajes de esos días por otros con origen empresa. Revise antes de aceptar.
Día a día · Seguimiento
Registro horario: consultar y corregir fichajes
Informes Horarios › Registro Horario
- Filtre por DNI, empleado, estado, origen y fechas.
- Nuevo apunte: pulse Añadir Entrada/Salida, elija empleado, fecha, hora y estado, y pulse Crear registro.
- Corregir: pulse el lápiz de la fila, cambie fecha, hora o estado y guarde.
- Pulse la geolocalización o la firma QR para ver su detalle.
- Exporte con Excel o Imprimir.
Los apuntes creados o corregidos por la empresa quedan con origen empresa, separados de los del empleado y de los del sistema.
Día a día · Seguimiento
Resumen anual y acciones en bloque
- En Informes Horarios, pulse Resumen (vista anual).
- Revise por empleado: sin fichar, excesos, déficit, incompatibilidades, bajas médicas, ausencias y vacaciones.
- Marque a uno o varios empleados con las casillas.
- En Acciones elija Solucionar excesos, Regularizar arrastre, Solucionar faltas o Descargar informes.
Día a día · Vacaciones y ausencias
Registrar vacaciones, ausencias y presencialidad
NetHorario › Calendario laboral
- Sitúe el ratón sobre un día y pulse el botón +.
- Elija: Vacaciones, Vacaciones a varios, Compensar horas, Ausencia o Presencialidad.
- Seleccione el empleado y el periodo completo (no hace falta ir día a día).
- En las ausencias indique el motivo y, si quiere, adjunte un documento.
Vacaciones aceptadasRechazadasAusencia aceptadaPresencialidadPendiente
Día a día · Vacaciones y ausencias
Vacaciones a varios empleados y vista anual
Día a día · Incidencias horarias
Faltas de asistencia, horas complementarias y horas extra
NetHorario › Incidencias Horarias
- Elija el año y el mes.
- Pulse el lápiz de la columna que corresponda: faltas de asistencia, horas complementarias (pactadas o voluntarias) u horas extra (otras horas, fuerza mayor o a compensar).
- En las faltas indique motivo, si es justificada, horas o días, cantidad y fechas. Con Añadir incidencia… se agregan más líneas.
- Pulse Guardar. Estos datos pasan al comunicado de horas.
Si una baja no tiene fecha de fin, se modifica desde el mes en que empezó.
Día a día
Documentación del empleado y bolsa de horas
Cierre de mes
Descargar los informes oficiales de toda la plantilla
- Revise y resuelva las incidencias del mes (faltas, excesos, descuadres).
- Compruebe las incidencias horarias (horas extra y complementarias).
- En Informes Horarios › Resumen, seleccione a los empleados.
- Pulse Acciones › Descargar informes, indique Desde y Hasta y marque Registro Diario y/o Comunicados de Horas.
- Pulse Descargar. La preparación del paquete puede tardar unos minutos.
Estos son los informes que se presentan ante una inspección de trabajo. También pueden descargarse por empleado desde su fila en la vista semanal.
Cierre de mes
Excel, CSV e informe de horas anuales
Cierre de mes · Garantías
Verificar la firma de un fichaje
NetHorario › Más opciones › Verificar firma
- Abra el portal desde un dispositivo con cámara.
- Entre en Verificar firma y pulse Comenzar a escanear.
- Enfoque el código QR de la columna Firma del registro horario.
- El lector comprueba que la firma de ese fichaje está correctamente registrada.
Disponible también para supervisores y jefes de área desde su portal.
Otros perfiles · Supervisor y jefe de área
Portal del supervisor y del jefe de área
Portal › Control horario y ausencias
El supervisor entra con su propio usuario. En NetHorario ve su propio fichaje y, además, los datos de los empleados que tiene a su cargo.
- Realizar fichaje: ficha su propia jornada, igual que cualquier empleado.
- Calendario laboral: ve sus saldos de vacaciones y horas, y las solicitudes de su equipo pendientes de responder.
- Registro Horario: consulta los fichajes de su equipo y puede añadir entradas y salidas.
- Informes Horarios: el mismo panel que la empresa, limitado a sus empleados.
- Más opciones: Lector de Códigos QR, QR Empleados (las tarjetas de su equipo), Mi horario y Mi QR.
Otros perfiles · Supervisor y jefe de área
Tarjetas QR del equipo, solicitudes y compensaciones
- Aprobar solicitudes: acepta o rechaza vacaciones, ausencias y presencialidad de su equipo según la lógica configurada, y recibe los avisos por email si están activados.
- Lector QR y verificar firma: ficha a su equipo con las tarjetas QR y verifica firmas desde un dispositivo con cámara.
- Compensación de horas: autoriza compensaciones de la bolsa de horas si la empresa se lo permite.
Sus propias solicitudes: solo puede gestionarlas si la empresa activa Permitir gestionar solicitudes propias en Ajustes generales › Solicitudes y ausencias.
Otros perfiles · Empleado
Portal del empleado: fichar
Portal del empleado › Control horario y ausencias › Realizar fichaje
El empleado entra con su DNI/NIE y la clave que creó a partir del email de acceso.
- En el menú lateral, pulse Control horario y ausencias.
- En Realizar fichaje verá su horario del día y el intervalo de cortesía.
- Pulse el botón grande para fichar la entrada o la salida.
- Si ficha fuera de su horario, NetHorario le pide el motivo: médico, desayuno, comida, horas extra, horas complementarias u otros.
- Si la empresa usa geolocalización real, el navegador pedirá permiso de ubicación para ese fichaje.
Otros perfiles · Empleado
Calendario, saldos y solicitudes
- Sitúe el ratón sobre el día y pulse +.
- Elija Vacaciones, Compensar horas, Ausencia o Presencialidad.
- Complete el formulario (en las ausencias, motivo, horas o días, fechas y, si quiere, un documento) y pulse Solicitar.
- La solicitud queda pendiente hasta que la responda su responsable.
Otros perfiles · Empleado
Su registro horario, su horario y su QR
Mi QR descarga su tarjeta de fichaje en PDF. Sus datos personales y laborales los mantiene la empresa: si detecta un error, lo pide desde Solicitudes.