Puesta en marcha · Paso 1
Entrar en NetFacturaE
Portal NetAsesor › Módulos de pago › NetFacturaE
NetFacturaE se abre siempre en el Panel de control, con el resumen de la facturación del ejercicio.
- Inicie sesión en el portal NetAsesor con su usuario de empresa.
- Si el menú lateral está plegado, despliéguelo con el icono ≡ de la parte superior.
- En Módulos de pago, pulse NetFacturaE.
El menú del módulo
- Panel de control y Gestión: presupuestos, albaranes, proformas y facturas.
- Clientes y Artículos.
- Cobros y deuda: remesas, historial de cobros, deudas y vencimientos.
- Análisis y reportes y Configuración.
- Más opciones (tres puntos): AEAT y Ayuda.
Puesta en marcha · Paso 2
Documentos legales del alta
NetFacturaE › ⋮ › AEAT › Documentos legales
Al darse de alta en NetFacturaE, NetAsesor le solicita tres documentos relacionados con la Agencia Tributaria. Aquí puede verlos y descargarlos.
- Pulse el icono de tres puntos del menú del módulo y entre en AEAT › Documentos legales.
- Use Previsualizar para consultarlos o Descargar para guardarlos.
- Representante legal: acreditación de la representación de la entidad.
- Modelo de otorgamiento de representación a empresas suministradoras de software.
- Declaración responsable del sistema informático de facturación.
Puesta en marcha · Paso 3
Configuración: modalidad y aspecto de los documentos
NetFacturaE › Configuración
La configuración es el primer paso antes de facturar. Al terminar, pulse siempre Guardar cambios, al final de la pantalla.
- Modalidad de VERI*FACTU: por defecto, NO VERI*FACTU. Para cambiar, pulse Cambiar a la modalidad VERI*FACTU y lea el aviso.
- Facturas emitidas por un tercero: indique Sí o No.
- Ajustes de documentos: marca de agua, porcentaje de descuento, tamaño de letra y columna de artículo.
- Pie de factura y nota de protección de datos, en castellano, inglés o catalán.
Importante: si pasa a VERI*FACTU y quiere volver a NO VERI*FACTU, el cambio no se aplica de inmediato: entra en vigor el 31 de diciembre del año en curso.
Puesta en marcha · Paso 3
Series, numeración y direcciones de emisión
NetFacturaE › Configuración › Otros ajustes
- Campo adicional personalizado: si lo necesita, escriba el nombre del campo extra que aparecerá en las facturas (por ejemplo, «Ref. interna»).
- Direcciones de emisión: pulse Añadir dirección… si factura desde varios centros.
- Numeración de facturas: elija el ejercicio, revise el número actual de cada serie y, si hace falta, pulse Añadir serie…
- En Nº inicial, ponga el número anterior al primero que quiera emitir (para empezar por el 100, ponga 99).
- Pulse Guardar cambios.
El número inicial solo se puede ajustar mientras no haya empezado a facturar en esa serie, y una serie solo se puede eliminar si no tiene facturas. Las series con facturas aparecen con un aviso rojo.
Puesta en marcha · Paso 4
Dar de alta a sus clientes
NetFacturaE › Clientes › Nuevo cliente
Puede crear los clientes por adelantado o sobre la marcha, al hacer la primera factura.
- Pulse Nuevo cliente.
- Elija el tipo de identificación (NIF, NIF-IVA, pasaporte, certificado de residencia…) y rellene, como mínimo, el NIF y el Nombre / Razón social.
- Complete dirección, población, provincia, código postal, país, teléfono y email. Puede indicar varios emails separados por punto y coma.
- Pulse Crear nuevo.
- Persona de contacto: nombre, teléfono y email.
- Datos bancarios: IBAN, mandato, fecha de firma SEPA y SWIFT/BIC. Son necesarios para cobrar por recibo.
- Datos fiscales: retención, recargo de equivalencia y actividad.
- Direcciones: direcciones adicionales del cliente.
Puesta en marcha · Paso 4
Clientes que son administraciones públicas
Nuevo cliente › Otra información
La pestaña Otra información recoge dos datos que cambian cómo se emite la factura a ese cliente.
- Es una administración: marque Sí si el cliente es una administración pública. Aparecen los códigos del Órgano Gestor (OG), la Unidad Tramitadora (UT) y la Oficina Contable (OC), que le facilitará la propia administración.
- Idioma de los documentos: castellano, inglés o catalán.
En el listado de clientes
- Filtro por país y opción de incluir los clientes archivados.
- Botones Imprimir, Excel y Notas.
- Los tres puntos permiten mostrar u ocultar columnas.
- Desde cada cliente puede ver toda su facturación. Un cliente solo se puede eliminar si no tiene albaranes ni facturas.
Puesta en marcha · Paso 5
Crear su catálogo de artículos
NetFacturaE › Artículos › Nuevo artículo
Cada línea de una factura parte de un artículo. Por eso necesita tener creado al menos uno: por ejemplo, uno genérico con código 000 y nombre «GENERAL VENTA».
- Pulse Nuevo artículo.
- Elija la familia. Si no existe, escriba su nombre y pulse Intro para crearla.
- Indique el código (hasta 15 caracteres), el precio y el tipo de IVA.
- Escriba la descripción y pulse Crear nuevo.
Desde el listado, seleccione varios artículos y use Acciones para subir o bajar sus precios a la vez.
Facturar · Paso a paso
Crear una factura en borrador
Gestión › Facturas › Nueva factura
Toda factura nace como borrador: se puede revisar, cambiar o eliminar hasta que se emite.
- Elija la serie o cree una nueva.
- Revise la fecha de operación. La fecha de expedición se rellena sola al emitir.
- Seleccione el cliente y su dirección, o cree uno nuevo.
- Pulse Añadir concepto, elija el artículo y ajuste descripción, cantidad, precio, descuento e IVA. Con Añadir nota intercala un texto entre los conceptos.
- Pulse Guardar nuevo, en la parte superior.
Consejo: si mueve una nota a la primera línea, aparecerá por encima de todos los conceptos.
Facturar · Paso a paso
Pago, retenciones y facturas recurrentes
Factura › pestañas inferiores
- Retenc. garantía: indique si hay retención de garantía (fin de obra u obra en curso) y su cuantía, en importe o porcentaje.
- Info. de pago: forma de pago (efectivo, recibo bancario, transferencia, tarjeta/TPV u otros), cuenta bancaria, nota de pago y vencimientos con fecha e importe. Para el recibo bancario, el cliente debe tener IBAN.
- Observaciones: texto libre bajo los conceptos, por encima de la marca de agua y del pie.
- Otra información: régimen de IVA, retención y dirección del emisor.
- Es recurrente: márquelo y elija cada cuántos días, semanas, meses o años se generará el borrador de forma automática.
Facturar · Paso a paso
Emitir la factura y registrar el cobro
Factura guardada › Emitir factura
Al emitir, la factura queda registrada y se genera su registro de facturación.
- Con el borrador guardado, pulse el botón verde Emitir factura.
- Lea el aviso y confirme con Emitir.
- Ya emitida, la factura muestra Registrar pago, Crear rectificativa y los tres puntos con Duplicar y Anular.
- Use Imprimir para ver o imprimir el documento. Con Registros fact. y Remesa bancaria consulta su registro y su remesa.
Importante: la fecha de expedición es la del día de la emisión y no se puede modificar. Una factura emitida no se puede eliminar; solo se elimina un borrador.
Cobros
Registrar el pago de una factura
Factura emitida › Registrar pago
- Pulse Registrar pago.
- Elija Nuevo para un cobro nuevo o Existente para asignar un cobro ya registrado.
- Revise el concepto (se propone «Pago - Factura …»), la forma de pago, la fecha y el importe.
- Pulse Registrar pago. La factura muestra lo cobrado y lo pendiente.
Facturar · Día a día
El listado de facturas y sus acciones
Gestión › Facturas
- Filtre por año, mes, serie, forma de pago, remesa, recurrente, envío y estado (borrador, emitida, anulada, finalizada).
- Seleccione una o varias filas y abra Acciones.
- Visualizar / Imprimir y Enviar por correo.
- Emitir factura sobre borradores seleccionados.
- Crear remesa bancaria con las facturas emitidas.
- Descargar ZIP y Descargar factura electrónica (XML).
- Eliminar, solo para borradores.
- Los tres puntos muestran u ocultan columnas; Imprimir y Excel exportan el listado.
Corregir una factura emitida
Facturas rectificativas, duplicado y anulación
Factura emitida › Crear rectificativa
- Pulse Crear rectificativa.
- Elija la serie de rectificativas y el motivo (por ejemplo, descuentos y bonificaciones, cuotas repercutidas no satisfechas, auto de concurso o corrección de datos de la factura como número, fechas, identificación o domicilio).
- Elija el método: rectificación íntegra (sustitución), que reemplaza la factura original, o por diferencias, que solo refleja la diferencia.
- Deje marcado Copiar conceptos si quiere partir de los de la factura y pulse Crear rectificativa.
- Se abre un borrador «Factura rectif. (SUST)» o «(DIF)»: haga los cambios y pulse Emitir factura.
Ejemplo: para subir 200 € una factura de 1.000 €, por sustitución se emite una rectificativa de 1.200 €; por diferencias, una de 200 €.
Duplicar crea un borrador idéntico. Anular está en los tres puntos: lea el aviso antes de confirmar. Según la documentación del módulo, la factura emitida se puede anular si no se ha enviado al cliente desde la plataforma; si ya se envió, se anula su registro.
Presupuestos, albaranes y proformas
Del presupuesto a la factura
Gestión › Presupuestos · Albaranes · Proformas
Los tres documentos se crean igual que una factura y se convierten en factura con un clic.
- Pulse Nuevo presupuesto (o albarán, o proforma) y complete serie, cliente y conceptos.
- En los presupuestos, la pestaña Seguimiento asigna comerciales con fecha de aviso y una nota interna que no aparece en el documento.
- Cuando el cliente acepte, seleccione el documento y use Acciones › Crear factura, o Crear facturas masivas si son varios.
- Filtros de presupuestos: año, mes, trimestre, serie, comercial, estado (pendiente, aceptado, rechazado) y facturado.
- Ya no hace falta generar albaranes para facturar, porque la factura nace como borrador.
Cobros y deuda
Historial de cobros
Cobros y deuda › Historial de cobros
Aquí se ven todos los cobros, también los que aún no se han asignado a ninguna factura.
- Filtre por año, mes, trimestre, forma de cobro y estado (sin asignar, asignado parcial, completado).
- Para un cobro que no viene de una factura concreta, pulse Registrar cobro: cliente, concepto, forma de cobro, fecha e importe.
- Pulse el icono del ojo para ver el detalle de un cobro.
La columna Imp. sin asignar indica la parte del cobro que todavía no se ha aplicado a facturas. Los recibos devueltos de una remesa aparecen con importe negativo y la marca (DEVUELTO).
Cobros y deuda · Tarifa avanzada
Remesas bancarias
Cobros y deuda › Remesas bancarias › Crear remesa
- Pulse Crear remesa: se abre el listado de facturas.
- Seleccione las facturas emitidas que quiere cobrar y pulse Acciones › Crear remesa bancaria.
- Revise el banco, la fecha de cobro, el importe total y los recibos.
- Pulse Generar remesa para descargar el fichero XML y envíelo a su banco.
Si elimina una remesa, sus facturas vuelven a estar disponibles para remesar y los cobros asociados se eliminan automáticamente.
Cobros y deuda · Tarifa avanzada
Informes de deuda y de vencimientos
Cobros y deuda › Informe de deudas · Informe de vencimientos
- En Informe de deudas, filtre por año, mes, trimestre, serie, deudas y estado de la deuda.
- Pulse sobre un cliente para ver sus facturas y si están cobradas, cobradas en parte o pendientes.
- Desde el lápiz abre la factura y puede registrar el pago. El icono del sobre envía al cliente el recordatorio de deuda por email.
- En Informe de vencimientos, filtre por fecha de vencimiento, serie y estado para ver qué vence y qué está vencido.
Análisis y reportes
Panel de control e informe anual
Análisis y reportes › Informe análisis anual
- Elija la fuente de datos: serie, artículo, familia de artículo o cliente.
- Cambie entre base imponible y número de facturas, y entre tabla y gráfico.
- Seleccione el ejercicio. Las columnas van mes a mes.
- Exporte con Imprimir o Excel.
El Panel de control completa la visión: facturado, pendiente de cobro, facturas emitidas, clientes facturados, gráfico mensual y clientes con más facturación y más deuda.
AEAT
Registros de facturación
NetFacturaE › ⋮ › AEAT › Registros de facturación
Cada alta y cada anulación de factura genera un registro con su huella. Aquí se consultan y se comprueban.
- Filtre por año, mes y trimestre.
- Revise el tipo (alta o anulación), el estado del envío y los errores. En NO VERI*FACTU aparecerá siempre «no enviado».
- Desde Opciones, vea o descargue el registro o vaya a la factura.
- Use Comprobar integridad para revisar todos los registros, o seleccione uno y use Acciones para comprobar su huella (de uno en uno).
AEAT
Registro de eventos
NetFacturaE › ⋮ › AEAT › Registros de eventos
El sistema registra los eventos del programa de facturación, cada uno con su huella. Entre ellos aparecen, de forma periódica, los resúmenes de eventos.
- Filtre por año, mes y trimestre.
- Consulte la fecha, el tipo de evento y la huella.
- Use Comprobar integridad, o seleccione un evento y use Acciones.
- Desde Opciones, visualice o descargue cada evento. Exp. registros exporta el conjunto.
AEAT
Remisiones a la AEAT
NetFacturaE › ⋮ › AEAT › Remisiones a la AEAT
- En VERI*FACTU, aquí verá cada remisión de registros a Hacienda y su estado en tiempo real: aceptado, aceptado con errores, incorrecto, pendiente o error de conexión.
- En NO VERI*FACTU, no se envía nada de forma automática y el listado aparece vacío.
- Si la AEAT le requiere los registros, pulse Remisión bajo requerimiento a la AEAT, indique la referencia del requerimiento y confirme. Se enviarán todos los registros generados hasta ese momento que no se hayan enviado antes.
Antes de enviar una remisión bajo requerimiento, compruebe la referencia con su asesor de NetAsesor.
